FLOTA: Aplikacje szansą na oszczędności

Wraz z rozwojem rynku flotowego w Polsce konsekwentnie powstają coraz to nowsze rozwiązania informatyczne, które mają zaspokoić potrzeby dzisiejszego fleet managera.

Nowoczesny system  zarządzania flotą to już nie tylko zbiór kartotek opisujących pojazdy, ale szereg mechanizmów scalających wszystkie informacje w systemie oraz automatyczne powiązania między nimi. Celem takiego kierunku rozwoju aplikacji jest maksymalne możliwe zmniejszanie ilości pracy operatora programu w zakresie ręcznego obrabiania danych i przerzucenie ciężaru pracy na mechanizmy automatyczne. Dzisiaj dobre narzędzie informatyczne to takie, którego procesy wymagają niewielkiego wkładu ludzkiego lub są zautomatyzowane oraz niewidoczne dla operatora (działające w tle), a dzięki któremu człowiek otrzymuje efekt końcowy w postaci danych przeznaczonych do analiz. Narzędzia informatyczne zapewniają kompleksową, wygodną i szybką obsługę dowolnej wielkości parku samochodowego w firmie. Funkcjonalność naszych programów można podzielić na trzy zasadnicze elementy:

• administracja – przechowywanie informacji o pojazdach i ich użytkownikach
• eksploatacja – kontrola zużycia paliwa, obliczanie oszczędności i przepałów paliwowych, przebiegów
• koszty – nadzór nad wszelkimi kosztami dotyczącymi samochodów i kierowców

Wychodząc z założenia, że każdy klient ma inne wymagania, ważna jest dodatkowa możliwość dostosowania programu do konkretnych potrzeb użytkownika. Istnieje możliwość dopasowania systemu do charakterystyki i profilu działania klientów. Oferowany jest szereg modułów dodatkowych, rozszerzających możliwości aplikacji.

Sposób na ograniczenie niepotrzebnych wydatków
Inwestycja w nowoczesny system do zarządzania flotą ma na celu przede wszystkim osiągnięcie oszczędności finansowych w tej dziedzinie. Jest to bardzo istotne, szczególnie w dobie spowolnienia gospodarczego i szukania oszczędności w budżecie firmy. Poprzez wdrożenie specjalistycznego narzędzia IT, osiągamy w efekcie większy stopień kontroli nad samochodami, co prowadzi do widocznego spadku niepotrzebnych wydatków. Każda niewielka kwota wydana na samochód w sposób niekontrolowany w firmie, która posiada od kilkudziesięciu do kilku tysięcy pojazdów, powoduje, że roczny bilans takich kosztów może okazać się dużym i niepotrzebnym obciążeniem dla budżetu. Używając systemu do zarządzania flotą, z łatwością wykryjemy zbędne lub nieautoryzowane koszty i skutecznie zredukujemy straty finansowe.

Uporządkowane dane
Drugą, nie mniej ważną, korzyścią jest zaprowadzenie generalnego porządku w przechowywaniu danych. W naszym systemie użytkownik zgromadzi wszystkie potrzebne dane o pojazdach i użytkownikach, które od tej pory będą trzymane w jednym miejscu. Dzięki temu dostęp do wybranych informacji jest szybki i przejrzysty. Elektroniczne załączniki w postaci plików lub zeskanowanych zdjęć są lepszym i bezpieczniejszym sposobem przechowywania dokumentów. Nieocenioną korzyścią jest nadzór nad eksploatacją pojazdów i kontrola zachowania użytkowników za kierownicą. Na podstawie importowanych do programu danych o tankowaniach z firm paliwowych, błyskawicznie odnajdziemy kierowców z „ciężką nogą” lub wykryjemy przypadki różnego rodzaju nadużyć paliwowych.

Rola fleet managera
Liczba dodatkowych korzyści płynących z używania profesjonalnego narzędzia do kontroli floty jest o wiele większa. Można wspomnieć np. o automatycznych przypomnieniach związanych z pojazdami, dobrej komunikacji z kierowcami (wysyłanie komunikatów e-mail, SMS), błyskawicznym drukowaniu dokumentów flotowych, używanych w danej firmie i wiele innych. Tak naprawdę ilość korzyści, jakie można uzyskać dzięki wdrożeniu programu do zarządzania flotą, jest nieograniczona. Wszystko zależy od skutecznego wdrożenia i szkolenia z obsługi aplikacji, polityki flotowej danej firmy oraz umiejętności analitycznego wykorzystania dostępnych narzędzi przez fleet managera.

 

Autor jest odpowiedzialny za sprzedaż systemów do zarządzania flotą pojazdów w firmie SOFTRA Systemy Informatyczne